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Planes estratégicos de dirección
Alejandro Lerma Kirchner
¿CÓMO DESARROLLAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE INFORMATICA?
CAPÍTULO 5
CONTENIDO
· ¿Qué es la informática?
· ¿Qué es el plan de informática?
· Procesos (5 pasos para desarrollar el plan de informática)
· Preguntas a las que debe responder un buen plan de informática
· Elementos que debe contener el diseño de los sistemas informáticos
· Capitulado de un plan estándar de informática
¿Qué es la informática?
Informática o sistemas de información es el conjunto de conocimientos, técnicas y procesos que se encargan de la captación, registro, tratamiento y explotación de datos en información útil para los propósitos de quien desea hacer uso de ella.
En la actualidad suelen confundirse los términos computación y cibernética con la informática; debemos tomar en cuenta que no obstante que la computadora constituye la herramienta más ampliamente utilizada y poderosa para el registro y proceso de los datos, no debemos confundir el instrumento con la función, tal que la computación es la herramienta no la función.
La computación consiste en la aplicación de conceptos y elementos de la ingeniería electrónica (hardware), desde la arquitectura básica de los equipos hasta telecomunicaciones, redes y robótica, así como la programación (software) tanto básica como aplicativa, al monitoreo, procesamiento de datos y control de procesos.
La informática combina los aspectos teóricos y prácticos de la teoría de la información: lógica, comunicación, administración, comportamiento humano, matemáticas y otros conceptos específicos en función al tipo de aplicación informática de que se trate.
Figura 5.2
Figura 5.3 Sistema informático
La informática no se limita al uso de computador, es conveniente aclarar que tanto los sistemas computarizados de información como los no computarizados, son sujetos del estudio y aplicación de la informática.
La racionalización de los procesos y flujos de datos son un requisito necesario para que los sistemas de información puedan funcionar eficientemente, con un diseño racionalizado de los sistemas de información se eliminan las redundancias, cuellos de botella y posibles lagunas en la captación y proceso de los datos.
Un sistema informático requiere esencialmente datos que son captados y procesados durante un cierto tiempo, lo cual es realizado por seres humanos quienes pueden efectuar un tratamiento “manual” o pueden auxiliarse de diversos instrumentos y equipo como son las computadoras que incluyen el equipo periférico y el auxiliar, además de programas o software, cuyas instrucciones establecen el tratamiento o proceso computarizado que deben sufrir los datos para ser convertidos en información útil para los usuarios, la cual se puede presentar impresa, desplegada por pantalla o en cualquier otra opción multimedia.
Los informes se clasifican en gerenciales (para tomar decisiones), tácticos (para coordinar el trabajo de otros) y operativos o operacionales para respaldar el desarrollo de una tarea específica. Por último tenemos a los informes técnicos que podemos definir como aquellos que aplican la aplicación de un modelo o cálculo determinado para estimar y desestimar las condiciones óptimas que maximicen un resultado determinado.
Por su periodicidad los informes pueden clasificarse en: continuos; aquellos que durante todo el día están produciendo, periódicos, que corresponden a los informes que se elaboran cada determinado tiempo (diarios, mensuales, anuales, etc.), eventuales; son los que se producen cuando sucede algo que lo amerita o bien a solicitud empresa del usuario cuando lo juzga conveniente.
La cibernética es una ciencia interdisciplinaria que estudia los sistemas de comunicación y control en organismos vivos, máquinas y organizaciones sociales de cierto tipo. Esta ciencia ha aportado principios y mecanismos que han sido utilizados tanto en la computación como en la informática.
La cibernética estudia los sistemas de información y control con el propósito de obtener la repuesta o resultados que sirvan de modelo para futuras acciones, mediante mecanismos de autocorrección o feedback que constituye un concepto fundamental en la automatización tanto de organismos biológicos como mecánicos y sociales.
¿Qué es el plan de informática?
El plan de informática es el documento que guía a los usuarios de los mismos sistemas, para el esfuerzo coordinado de los especialistas en sistemas de información a fin de satisfacer sus necesidades de captación, registro y proceso de datos. De esta forma podrán contar los usuarios con la información suficiente, confiable y oportuna para desarrollar sus tareas y tomar decisiones que les competen.
El plan de informática deberá incrementar la eficiencia en las diferentes áreas que integran la empresa o institución, suministrándoles la información de calidad que requieran para desarrollar acciones (ejecución) y tomar las decisiones en todas y cada una de las tareas que comprende el proceso administrativo: prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar.
En el proceso de desarrollo del plan de informática intervienen:
· El personal del área de sistemas de información (gerente y analista) quienes se encargan de recabar, analizar y diseñar los aspectos técnicos del plan. En el diagrama de flujo previamente presentado se denomina como “el informático” al personal del área de sistemas de información encargado del desarrollo del plan.
· Los usuarios quienes solicitan les sean satisfechas sus necesidades de información para la mejor conducción y operación de aquello que está bajo su responsabilidad.
· Los integrantes del comité del informática quienes fijan prioridades, normas y toman las decisiones fundamentales con respecto al plan.
· Suele ser recomendable integrar el comité de informática con el fin de que todas las áreas de la organización se vean representadas, y sean tomadas en cuenta en los proyectos de este tipo, lo cual suele evitar el sesgo en la actividad de este departamento, hacia el área de la cual depende linealmente.
· Los proveedores de equipo, software y diversos elementos relacionados con la informática a fin de que nos suministren la información y cotizaciones para efecto de presupuestación.
A continuación se presenta un proceso estándar, más no el único, que siguen diversas organizaciones para desarrollar su plan de informática.
Pasos para desarrollar el plan de informática
El primer paso consiste en enterarse y tomar en cuenta las directrices que establecen el plan estratégico general de la organización, así como la normatividad y las estrategias a nivel superior.
La consideración de este nivel contesta las siguientes interrogantes:
· ¿Qué es y desea ser la organización? (planeación estratégica)
· ¿Cuáles son los principales retos a los que deberá enfrentarse?
· ¿Cuáles son las estrategias, prioridades y políticas generales de la empresa o institución?
· ¿Cuáles son los recursos que se podrán utilizar para satisfacer las necesidades informáticas de toda la organización?
Asimismo, en este paso se deberán analizar los objetivos y requerimientos informáticos para que cada una de las áreas funcionales cumpla con los objetivos que ha establecido el plan estratégico del área. Lo anterior es útil para orientar la labor del especialista en sistemas de información en el estudio correspondiente a cada área y determinar las propiedades que cada sistema de información deba tener dentro del plan estratégico de informática; este análisis responde a las siguientes preguntas:
· ¿Cuáles son las áreas funcionales que integran la organización?
· ¿Qué debe lograr cada área?
El segundo paso corresponde a la investigación de las necesidades especificas que en materia de informática tienen todas y cada una de las áreas organizacionales, funciones, procesos y puestos que integran a la empresa o institución. Se procede a observar, aplicar cuestionarios, hacer revisión documental y en su caso entrevistar al personal que corresponda, obteniendo la siguiente información:
· ¿Cuál es la situación actual de la organización y de cada área en lo que se refiere a sistemas de información?
· ¿Cuáles son las necesidades de información y futuras por cada área, función, proceso y puesto?
· ¿Cuántos y cuáles recursos podrán destinar cada área al desarrollo, instalación y operación de las diferentes tareas que puedan comprender la satisfacción de sus necesidades informáticas?
De este paso se obtienen dos resultados:
• El diagnóstico de la situación de cada área y proceso con respecto a las aplicaciones informáticas con las que actualmente cuentan, y
• Un inventario más o menos detallado de las necesidades de información en toda la organización y en cualquiera de los niveles
El tercer paso corresponde al análisis de la información obtenida para determinar la viabilidad técnica, y en su caso economía para satisfacer a cada uno de los requerimientos de los sistemas de información, de los diferentes usuarios que hayan solicitado. Además en este punto se deberán presentar de manera general la forma de satisfacerlos, ya sea mediante procesos manuales que impliquen la racionalización de las operaciones, sistemas mecanizados o sistemas informáticos computarizados.
En este paso se desarrolla el análisis de factibilidad de cada aplicación desde el punto de vista:
Técnico: acceso a hardware, software y demás recursos
Económico: evaluando costo y beneficio de cada aplicación
Operacional: evaluando la solución deseada dentro de las condiciones y restricciones que presenta la organización
El cuarto paso consiste en el desarrollo conceptual de las diversas soluciones informáticas indicando aquellas que puedan ser adquiridas a modo de paquetería y las que necesariamente deban ser desarrolladas ya sea mediante recursos internos o a través de la participación de terceros.
Con base en la experiencia y en la investigación que se haga con respecto a cada solución (aplicación informática), se deberá calcular el monto de la inversión y gasto que cada aplicación informática tendría para poder realizar un presupuesto general del plan.
• El diseñador del sistema incluye:
El diseño lógico: datos, procesos y resultados (entradas/procesos/salidas).
Operación del usuario: simplicidad, eficiencia y detección de errores
Diseño de la base de datos: relación lógica entre los datos, requerimientos de volúmenes y rapidez, diseño y organización de los archivos y especificaciones de los registros
• El diseño físico: equipo y su localización
El quinto paso comprende la presentación del proyecto de plan informático al comité de informática, integrado por el personal de área de sistemas. El comité evalúa y en su caso determina las modificaciones que convengan y al finalizar lo aprueba para que este sea considerado como el plan maestro que deberá regir las actividades relacionadas con la informática en la organización durante el período que el plan comprende.
Es importante mencionar que un plan no está completo si le falta el programa de actividades y el presupuesto con su flujo de efectivo.
Asimismo, los integrantes del comité deberán conocer y considerar los recursos con que cuente la organización para satisfacer dichas necesidades de información (recursos tecnológicos, humanos y financieros).
Para efecto de la forma en que se deba presentar el plan de informática, posteriormente comentamos el capitulado estándar que suele utilizarse.
Debido a que la función de sistemas de información organizacionalmente constituye un departamento de servicio a todas las áreas de la empresa o institución, tanto sus alcances como los resultados tienen efecto indirecto en todas las áreas de la organización, mediante el suministro de información que les permita tomar mejores decisiones, planear y coordinar mejor el trabajo y llevar también un mejor control de las actividades que comprende.
Un buen plan de informática deberá dar respuesta a las siguientes preguntas:
Ø ¿Qué información requieren o les es conveniente a cada una de las áreas, funciones, procesos y puestos que integran la organización?
Ø ¿Cada cuando requiere esa información?
Ø ¿En dónde se requiere esa información?
Ø ¿Con que presentación la requieren para hacerla más amigable y útil para el usuario?
Ø ¿En dónde se encuentran los datos relativos a cada tipo de información?
Ø ¿Cuál es el proceso que deberá seguir para captar, registrar y obtener los resultados informáticos deseados?
Ø ¿Cómo se pueden satisfacer las diversas necesidades informáticas de la organización?
Ø ¿Cuánto tiempo llevaría satisfacer esas necesidades?
Ø ¿Cuánto costaría satisfacer las necesidades informáticas?
Ø ¿Cuál debe ser la participación de los usuarios y del personal del área de sistemas de información?
El diseño del sistema comprende los siguientes elementos:
Ø Información requerida
Ø Documento fuente
Ø Forma de captación y registro
Ø Diseño de datos: base de datos o conjunto de archivos que deberán contener la información requerida, indicando las características de cada uno de los datos en cuanto a su naturaleza (numéricos, alfanuméricos, alfabéticos), sus parámetros o variables, su posible redundancia y la relación o interconexión que tienen con otros datos.
Ø El diseño lógico del proceso para el tratamiento de la información: mantenimiento, validación, disponibilidad y utilización de los datos en diferentes propósitos informes o reportes.
El plan de informática tiene por objeto responder a las siguientes preguntas:
Ø ¿A que áreas, funciones, procesos o puestos se deberá dar respaldo en lo que se refiere a la instalación, mantenimiento y operación de sistemas de información?
Ø ¿Qué tipo de recurso informático (computarizado y no computarizado) se deberían tener?
Ø ¿Cuál puede ser el costo y el beneficio de cada aplicación informática?
Ø ¿En cuánto tiempo y cuando se deberán satisfacer las necesidades de proceso de información de las diferentes áreas, funciones, procesos y puestos de la organización?
Ø ¿Cuál será la inversión total y por aplicación que se deberá realizar para contar con las ventajas y funcionalidades que pretende el plan?
Ø ¿Quiénes tienen algún tipo de responsabilidad en el desarrollo de las acciones previstas por el plan informático?
No existe un capitulado único para presentar el plan informático, esto depende de los propósitos, formación y gusto de quien lo desarrolla; no obstante lo anterior a continuación se describe un capitulado estándar que presenta elementos comunes en muchos de los planes informáticos.
1. Carátula: identifica el documento como plan de informática indicando el nombre de la organización y el periodo que comprende.
2. Índice: referencia cada elemento del plan con el número de página que les corresponde.
3. Resumen ejecutivo: contiene el extracto del plan en un máximo de 4 hojas con el fin de reducir el tiempo y esfuerzo requerido para que la dirección general y alta gerencia se entere fácil y rápidamente del contenido del plan sin necesidad de leer todo el documento. La persona que desee o requiera enterarse con mayor detalle de un determinado aspecto, podrá consultar el índice y dirigirse a la parte del plan que contenga la información en detalle que requiera.
4. Objetivos: que se pretende lograr con el plan informático tanto a nivel general como por cada una de las áreas, funciones o procesos.
Un buen plan se debe anticipar a las demandas del futuro, administrar bien implica prever el futuro y resolver de antemano los problemas y/o escasez que pudiesen presentarse.
5. Estrategias: aplicables al esfuerzo informático y en su caso la descripción de las políticas informáticas que se deberán seguir en cuanto a equipo, programación y contratación de servicios relacionados.
Indique las unidades clave del negocio, las cuales deben tener mayor prioridad y cuidado en la oportuna satisfacción de sus necesidades informáticas.
6. Descripción de la situación actual: en la que se encuentran los sistemas de información operados en la organización, mencionando el nivel en que estos satisfacen las necesidades de los diferentes usuarios, así como los diferentes problemas y limitaciones que se presentan.
7. Relación de requerimientos informáticos: y descripción de las aplicaciones cuyo objetivo sea la satisfacción de cada uno de esos requerimientos.
En requerimientos informáticos se deberán describir tanto los actuales como aquellos previstos por la evolución, modernización y dinámica de crecimiento de la organización.
Es recomendable hacer un análisis del costo beneficio por cada una de las aplicaciones informáticas a implementar, este estudio debe ser útil para que el comité determine prioridades y la conveniencia “económica” para desarrollar una determinada aplicación.
8. Programa general de las actividades: que deban ser desarrolladas dentro del plan, indicando su duración, fecha de inicio, revisión y terminación, recursos necesarios y responsables en cada subproyecto.
Dependiendo de la situación de la cual se parta y de los objetivos que se deseen alcanzar, el desarrollo del plan de informática puede consistir:
En una simple automatización donde se transfieren los procesos manuales al computador.
Conversión en donde se pasan y adaptan sistemas computarizados de un equipo a otro o de un sistema computarizado (paquete) a otro.
Un proceso de racionalización donde se pretende mejorar el desempeño en cada sistema informático, incluyendo los procesos no computarizados, o bien
La reingeniería de los sistemas buscando el óptimo desempeño desarrollando nuevas aplicaciones informáticas.
Cuando el plan comprende el desarrollo de nuevas aplicaciones que deben corren en un equipo de cómputo, en el programa de informática se deberá especificar en secuencia los tiempos correspondientes al:
Ø Análisis del sistema
Ø Diseño del sistema
• Procesos
• Programas
• Archivos o bases de datos
• Diseño de resultados:
§ Impresos
§ Desplegables en pantalla
§ Informes multimedia
Ø Programación: traducir las necesidades de tratamiento a los datos en código inteligibles para el computador.
Ø Prueba de cada unidad o programa, prueba de cada proceso y prueba general, tanto con los datos de prueba como con los datos reales y volúmenes reales de la información que deba ser procesada, paralelo de procesos y prueba piloto.
Ø Conversión de datos cuando se requiera
Ø Carga o captura de registros maestros
Ø Entrenamiento o capacitación a usuarios
Ø Tiempos en paralelo, cuando se deba operar durante algún tiempo, tanto con el nuevo sistema como con el viejo
Ø Liberación o puesta en producción de la aplicación con la revisión constante de que el sistema satisfaga las necesidades informáticas del usuario
Ø Documentación de los sistemas que incluyen la formulación de al menos los manuales técnico y de operación
Ø Mantenimiento para resolver cualquier inconsistencia o error oculto en el nuevo sistema y mantenerlo actualizado.
Cuando hay alguna acción o cambio de equipo deben considerarse los costos y tiempos relacionados con ello, como son la instalación física y de software básico y aplicativo; puesta a punto, entrenamiento para los nuevos equipos, etc.
En el caso de adquirir paquetes de software, el ahorro de tiempo consiste esencialmente en el que se dedicaría al análisis y a la programación, pero es común que sea necesario considerar el esfuerzo relacionado con la adaptación de la paquetería, la capacitación de los usuarios y la instalación del paquete hasta su liberación que es el momento en el que el usuario opera por sí mismo el sistema sin requerir en forma constante del especialista informático.
En el programa de actividades se deberán resaltar las fechas y tiempos de revisión de avance para asegurar que las cosas se vayan dando como es planeado o requerido.
9. Presupuesto requerido: con indicación pormenorizada por rubro y tiempo de las erogaciones que se deberán hacer para que opere el plan de informática, que incluye el hardware local y para las telecomunicaciones, software, servicio y al personal.
10. Anexos: comprende documentos con diversa información, como es la especificación de equipos, proveedores, legislación y normatividad aplicable en aspectos tales como son las telecomunicaciones, disponibilidad de líneas, servicios de internet, etc.
La descripción de los recursos de equipo (hardware) requeridos, incluyendo CPU, capacidad de memoria, velocidad de proceso, espacio para el almacenamiento secundario, dispositivo de respaldo, impresoras, equipo de comunicaciones, facilidades de internet, equipo auxiliar, insumos misceláneos, etc.
Es recomendable incluir un esquema resumido de las aplicaciones propuestas, cuando ya se cuente con algún adelanto respecto al análisis y diseño de las mismas, a fin de brindar a la dirección con mayores elementos para evaluar los alcances del plan.
El detalle del diseño de cada aplicación informática aparecerá en la documentación respectiva, la cual deberá estar disponible de acuerdo con las fechas establecidas en calendario correspondiente al programa general de actividades.
Las especificaciones técnicas de cada diseño de sistema informático aparecen con todo detalle en la documentación correspondiente a cada sistema de informático que se vaya desarrollando. A continuación se enlistan algunos de los elementos que usualmente forman parte de la documentación detallada de los sistemas de información computarizados.
• La descripción de la base de datos, con su tipología, datos, diseño de registros, tipos de datos, campos, “llave”, etc.
• Flujos para cada proceso y en general, instrucciones de operación, parámetros, estándares de programación, diagramas de bloque y de programación estructurada, etc.
• Diseño de paneles de control y desplegados visuales así como fases, pasos y parámetros para procesos interactivos.
• Diseño de reportes impresos con sus características, datos que contienen, periodicidad y eventualmente relación de usuarios.
• Diseño multimedia con imágenes, sonido y video.
• Facilidades adicionales del sistema, como son generador de impresos, gráficos y consultas esporádicas.
A continuación se presentan algunos de los formatos que son de utilidad para recabar la información necesaria para la formulación del plan de informática:
PLI-01 Registro de necesidades informáticas por área, función, procesos y puestos.
PLI-02 Prediseño de los principales productos informáticos solicitados
PLI -03 Registro de estimados y cotizaciones
Nota: no se incluyen los formatos para diseño de base de datos, procesos y manual del usuario porque todo ello corresponde a la documentación de cada proyecto informático y no a este nivel de plan estratégico de informática.
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